Timegrip optimaliserer den daglige driften hos Louis Nielsen
Den danske optikerkjeden Louis Nielsen har brukt Timegrip til vaktplanlegging, timeregistrering og HR-administrasjon for sine 900 ansatte i Danmark siden 2008. Lønningssjef Tina Mærsk Kjellerup fremhever spesielt hvordan Timegrip håndterer arbeidsavtaler, gjør det mulig å delegere oppgaver, og gir både ledere og ansatte god oversikt på tvers av kjedens 79 butikker.

“Det er virkelig mange gode ting å si om Timegrip,” sier Tina Mærsk Kjellerup, lønningssjef i Louis Nielsen – en familieeid bedrift grunnlagt i Aalborg i 1978.

Suksess med timeregistrering
I 2008 valgte Louis Nielsen Timegrip (tidligere TimePlan) som sin løsning for å håndtere vaktplanlegging  og timeregistrering .

Før implementeringen ble planlegging og timeregistrering gjort manuelt i Excel-ark, som ble sendt fra butikkene til hovedkontoret. Denne prosessen var både tidkrevende og utsatt for menneskelige feil.
Behovet for å erstatte den manuelle registreringen med en digital løsning var tydelig.

Med Timegrip ble hele prosessen digitalisert, noe som førte til færre feil og langt bedre oversikt over arbeidstid, vakter og lønnsgrunnlag.

“Feilene har blitt vesentlig redusert. I tillegg har vi lagt inn våre arbeidsavtaler i Timegrip. Det betyr at når vi planlegger vakter og holder systemets tellere grønne, vet vi at reglene følges, og at tillegg og godtgjørelser beregnes korrekt,” sier Tina Mærsk Kjellerup, som legger til at Timegrip bidrar til økt lønnspresisjon.

Tidsbesparende administrasjon med Timegrip
Timegrip har vist seg å være en allsidig løsning for Louis Nielsen – langt utover tradisjonell vaktplanlegging. En av de store fordelene er muligheten til å håndtere reiserefusjoner direkte i systemet, noe som forenkler prosessen og reduserer behovet for eksterne verktøy.

“Reiserefusjon er en viktig funksjon, men også det at vi kan opprette personalmapper og bruke ansattprofiler til mer enn bare kontrakter,” utdyper Tina Mærsk Kjellerup.

Med Timegrip har Louis Nielsen samlet vaktplanlegging, timeregistrering og HR-administrasjon i ett og samme system.

Tina trekker særlig frem fordelene med funksjoner som sjekklister og muligheten til å opprette og administrere dokumenter sentralt når oppgaver delegeres ut i butikkene.

Ved å samle flere funksjoner i ett system har Louis Nielsen ikke bare effektivisert administrative prosesser, men også fått bedre oversikt og kontroll over ulike deler av arbeidsstyringsprosessen. Resultatet er mer effektiv drift og frigjort tid til andre viktige oppgaver.

Sømløs vaktplanlegging og timeregistrering for ledere og ansatte
For Louis Nielsen er det avgjørende at Timegrip er brukervennlig og gir god oversikt – både for butikksjefer og ansatte.

“Systemet må ses som en helhet, og alt starter i butikkene, der dagene skal planlegges,” forklarer Tina.

Med Timegrip får butikksjefer et visuelt og tydelig overblikk over vaktplanene – hvem som er på jobb, og om riktige kompetanser er på plass. Dette er spesielt viktig for Louis Nielsen, hvor det må være tilstrekkelig med både optikere og assistenter for å sikre optimal kundeservice. For de ansatte gjør Timegrip-appen det enkelt å se vaktplaner og registrere arbeidstid – rett fra mobilen.

Tina Mærsk Kjellerup roser også Timegrips support, både under implementeringen og i den daglige driften:

“Vi har fått støtte gjennom hele prosessen, og supporten har alltid vært fremragende,” sier hun, og trekker frem samarbeidet med Marianne og Lilian fra Timegrip.

Med rask hjelp og jevnlige oppfølginger sørger Timegrip for at systemet alltid fungerer optimalt – for både vaktplanlegging, timeregistrering og mye mer.

For Louis Nielsen handler samarbeidet ikke bare om et velfungerende system, men om en partner som forstår deres behov og leverer skreddersydde løsninger.

Se hvordan Mariehjemmene også har hatt suksess med Timegrip 

I de senere årene har Louis Nielsen vokst gjennom partnerskap med det britiske selskapet Specsavers.
Kjeden er kjent for sitt brede utvalg av briller og kontaktlinser, samt sitt sterke engasjement for øyehelse.
Blant annet har de lansert initiativet Synshjelpen i samarbeid med Dansk Folkehjælp, som tilbyr gratis synstester og briller til 1 200 utsatte dansker hvert år.

Flere år på rad har Louis Nielsen blitt nominert til – og vunnet – prisen for Danmarks beste arbeidsplass fra Great Place to Work.

Vil du også redusere administrasjonen og frigjøre tid til viktigere oppgaver? Kontakt  oss i dag for en uforpliktende samtale.