Mariehjemmene optimaliserer omsorg og drift med Timegrip
Tidlig høsten 2022 implementerte Mariehjemmene systemet Timegrip i organisasjonen. Selv om løsningen fortsatt er relativt ny hos Mariehjemmene, forteller de hvordan Timegrip allerede bidrar til bedre oversikt, planlegging og datadrevet innsikt.

I samtalen deltok økonomidirektør Jan Løjmand, kommunikasjonskonsulent Hans Meier Andersen og lønnskonsulent Kate Bergholdt. Før implementeringen hadde ingen av dem erfaring med Timegrip, men de valgte likevel å undersøke løsningen nærmere – og endte med å integrere den i driften.

Mariehjemmene er en dansk, privat og ideell organisasjon som i mer enn 60 år har arbeidet for at beboerne skal kunne leve livet slik de ønsker. De driver åtte pleiehjem og 12 bofellesskap i Danmark med til sammen omtrent 600 boliger og 1 100 ansatte som nå bruker Timegrip i ulik grad. Målet er å sikre trygghet, nærvær og omsorg – tilpasset den enkeltes behov og ønsker.

Mariehjemmene undersøkte markedet for et Workforce Management-system som passet organisasjonen deres – og kom til å huske Timegrip.

"Vi var ikke fornøyde med systemet vi hadde, så vi undersøkte markedet. Til slutt endte vi opp med å velge Timegrip, fordi dere hadde presentert løsningen for Mariehjemmene for to–tre år siden. En av våre ansatte husket dette, så vi tok kontakt med Prakash. Det startet dialogen om implementeringen våren 2022," forteller de.

Hos Timegrip besøker våre salgs- og rådgivningskonsulenter jevnlig virksomheter for å presentere løsningen, forklare funksjonaliteten og vise hvordan systemet kan integreres i den daglige driften.
Denne presentasjonsprosessen var en avgjørende faktor da Mariehjemmene besluttet å bytte ut sitt tidligere Workforce Management-system.

Et system som støtter planlegging og datainnsikt
Mariehjemmene implementerte Timegrip for å løse utfordringer knyttet til vaktplanlegging, ferieadministrasjon og lønnsbehandling. I tillegg ser de frem til lanseringen av Timegrip Analytics våren 2023.

Timegrip Analytics – neste steg for Mariehjemmene
Timegrip Analytics er vår nyeste modul, som lanseres i løpet av de kommende månedene. Den gir virksomheten et tilpasset dashbord i Timegrip og mulighet til å opprette rapporter. Verktøyet tilbyr grafiske, forhåndsdefinerte dashbord for ulike Workforce Management-parametere.

Siden dette er en ny modul, krever den en egen lisensnøkkel samt tilgang til tilleggmoduler som Lønnsbudsjettering, Statistikk og Eksport.

Timegrip Analytics gir en samlet oversikt over timeregistrering, bemanningsplanlegging og HR-administrasjon gjennom ulike dashbord. Utformingen kan tilpasses med funksjoner som er relevante for organisasjonen. I tillegg kan modulen generere rapporter om blant annet fravær, tilgjengelige vakter og vise en kalender med bursdager og jubileer. Modulen blir en integrert del av Timegrip i løpet av våren 2023.

Mariehjemmene tror at implementeringen av Timegrip vil hjelpe dem å samle data og oppnå mer helhetlig planlegging.

"Jeg synes Timegrip gjør planleggerne flinkere til å planlegge. Vi sikter mot den grønne planen," sier de med et smil.

Timegrip blir også et verdifullt verktøy for oppfølging av fravær og integrasjon med Evovia (tidligere MUS Schedule).

Datadrevne beslutninger og trygg drift
Da Mariehjemmene ble spurt om hva de verdsetter mest ved implementeringen av Timegrip sitt Workforce Management-system, svarte de:

"At dataene er presise og pålitelige – det er en helt avgjørende faktor. I tillegg er den grønne planen et ideal vi strekker oss etter. Vi ser at lederne våre er stolte når de kan vise frem en grønn Timegrip-plan i møtene – det gir klare fordeler. Vi opplever også at vaktplanene har blitt mer pålitelige fordi alt henger sammen. Sikkerheten i den daglige driften har blitt bedre."

Siden Timegrip fortsatt er et relativt nytt system hos Mariehjemmene, erkjenner de at datagrunnlaget fortsatt er under utvikling:

"Vi har ennå ikke sett hele resultatet, siden vi bare har brukt systemet i to måneder. Det er fortsatt nytt. Men den grønne planen gir et glimt av hva vi kan forvente fremover. En ikke-grønn plan er i praksis en tapt plan – den gule koster oss penger," sier de med et smil.

Mariehjemmene fremhever også at dataene fra Timegrip er avgjørende for organisasjonen og gir verdifull innsikt:

"Vi håper å kunne bruke dataene enda mer aktivt enn i dag. Bedre datagrunnlag kan hjelpe oss med å følge opp fravær og etterleve fraværspolitikken. Det blir enklere å dokumentere utvikling med konkrete tall som viser reduksjon i fravær. Med et helhetlig overblikk kan vi håndtere utfordringer mer effektivt," forklarer de.

Timegrip samler data over måneder og år, og ettersom løsningen nylig er innført hos Mariehjemmene, er det ennå for tidlig å ha et komplett bilde etter bare to måneders bruk. Videre vil dataene som genereres i Timegrip inngå i Mariehjemmene sin årsrapportering.

"Vi kommer til å arbeide mye med datadrevne innsikter og informasjonen Timegrip gir oss. Disse innsiktene vil brukes både som daglige ledelsesverktøy og som oppdateringer til styret," forteller de.

Dataene skal også deles på tvers av Mariehjemmene sine ulike avdelinger:

"Vi vil dele informasjonen mellom våre boliger for å se hva som fungerer godt enkelte steder – og hva som kan forbedres andre steder. Vi forventer å kunne hente ut mye verdifull innsikt fra dette. Vi har nylig diskutert kravene i årsregnskapsloven om effektivitet og produktivitet, og her vil Timegrip spille en viktig rolle."

Timeregistrering i appen skaper åpenhet
"Å ha en stabil og pålitelig drift er det viktigste av alt. Det innebærer å ha en vaktplan vi kan stole på. Vi vet at uforutsette hendelser – som ti sykemeldinger en lørdagsmorgen – kan forstyrre planen, men i planleggingsfasen fungerer det som det skal. Det er selve grunnlaget for alt annet," forteller de.

De fremhever også at appen er svært populær blant de ansatte, både på grunn av brukervennlighet og tilgjengelighet:

"Det er avgjørende at medarbeiderne enkelt får tilgang til appen, der de for eksempel kan registrere vakter i etterkant. I tillegg er designet moderne og brukervennlig."

Forberedt på fremtiden med Business Intelligence
"Når Analytics blir lansert, skal vi definitivt begynne å hente ut og analysere mye data. Vi har allerede litt grunnlagsdata å jobbe med," forteller de.

Den nye modulen vil bidra til bedre datainnsamling:

"Vi forventer at Timegrip skal støtte oss i dette – ellers hadde det jo ikke vært noen grunn til å implementere systemet," sier de med et smil. "Beslutningen er tatt."

Tillit, oversikt og effektivitet
Timegrip er et avgjørende verktøy for Mariehjemmene og skaper verdi gjennom lønnstransparens og bemanningsplanlegging.

"Timegrip håndterer omtrent 300–400 millioner danske kroner hos Mariehjemmene. Tidligere drev vi uten en klar forståelse av hvordan disse midlene ble fordelt og brukt. Å få innsikt i utgifter og faktisk bruk vil gi verdifull informasjon."

Større sikkerhet og forbedret åpenhet var nøkkelårsaker til at de valgte Timegrip:

"I tillegg, hvis det gjør det enklere for ansatte å finne, bytte og registrere vaktene sine via mobiltelefonen, er det også en betydelig forbedring. Det bør også støtte ledelsen ved å gi bedre oversikt og større trygghet – samt mer fleksibilitet," la Mariehjemmene til.
"Tilbakemeldingene så langt er at det fungerer veldig bra."

Å implementere Timegrip i din organisasjon kan gi lignende fordeler som de Mariehjemmene har opplevd: trygg drift, bedre kostnadstransparens, enklere vakthåndtering for ansatte og forbedret oversikt og fleksibilitet for ledelsen.

Vil du også oppnå trygg drift, bedre datagrunnlag og enklere arbeidsplanlegging? Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale om hvordan Timegrip kan støtte din virksomhet.