Jobb- og rolleklassifisering: Grunnlaget for lønnstransparens

Hvordan vet du om to ansatte utfører arbeid av lik verdi? Og har virksomheten din de nødvendige dataene for å dokumentere dette?

Med EUs likelønnsdirektiv blir det stadig viktigere å ha oversikt over de ansattes arbeidsoppgaver, ansvarsområder og organisatoriske roller. For mange virksomheter ligger imidlertid ikke den største utfordringen nødvendigvis i å sammenligne lønninger, men i å finne ut hvilke ansatte som faktisk skal sammenlignes.

Her kan workforce-data utgjøre en viktig del av grunnlaget. Med bedre oversikt over ansatte, arbeidsfunksjoner og organisasjonsstruktur blir det enklere å ta de første stegene mot en mer systematisk jobb- og rolleklassifisering.

Lønnstransparens begynner med å forstå de ansattes arbeid

Når vi snakker om lønnstransparens, er det naturlig å fokusere på lønnsforskjeller mellom kvinner og menn. Men før virksomheter kan begynne å sammenligne lønninger, må de kunne svare på ett grunnleggende spørsmål:

Dette er et av de sentrale prinsippene i EUs likelønnsdirektiv. Virksomheter må kunne vurdere og sammenligne arbeid basert på objektive og kjønnsnøytrale kriterier.

Det betyr at det ikke nødvendigvis er tilstrekkelig å sammenligne ansatte med samme stillingstittel. To ansatte med ulike titler kan utføre arbeid av lik verdi, mens ansatte med samme tittel kan ha forskjellige arbeidsoppgaver og ansvarsområder. Dere bør derfor allerede nå begynne å undersøke hvilken informasjon dere har om de ansattes roller, og hvor det mangler dokumentasjon.

Med Timegrip kan dere for eksempel samle sentrale workforce-data som bidrar til denne oversikten. Informasjon om de ansattes organisatoriske tilhørighet, arbeidstid og registrerte arbeidsfunksjoner kan blant annet være relevant når dere skal kartlegge hvordan arbeidet er organisert.

Dette utgjør ikke en fullstendig jobbklassifisering i seg selv, men gir et bedre datagrunnlag for det videre arbeidet.

Hva er jobb- og rolleklassifisering?

Jobb- og rolleklassifisering handler om å skape en systematisk struktur over virksomhetens ulike stillinger og arbeidsfunksjoner. Formålet er å identifisere hvilke ansatte som utfører sammenlignbart arbeid, og hvordan ulike roller skal vurderes opp mot hverandre.

Dette krever blant annet at dere undersøker:

• Arbeidsoppgaver: Hvilke oppgaver utfører den ansatte til daglig?
• Ansvar: Hvilket ansvar følger med stillingen?
• Kompetanse: Hvilke faglige kvalifikasjoner og ferdigheter krever arbeidet?
• Belastning: Hvilke fysiske, mentale eller andre arbeidsrelaterte belastninger innebærer stillingen?
• Arbeidsforhold: Under hvilke forhold utføres arbeidet?

Denne informasjonen skal danne grunnlaget for en objektiv vurdering av arbeidet.

Men hvor begynner man hvis virksomheten har hundrevis av ansatte fordelt på ulike avdelinger, lokasjoner og arbeidsfunksjoner?

Et naturlig første steg er å undersøke hvilke medarbeiderdata dere allerede har tilgang til. Her kan Timegrip bidra med workforce-data som gir innsikt i hvordan ansatte og arbeidstid er organisert. Denne informasjonen kan sammenholdes med virksomhetens egne stillingsbeskrivelser og kompetansekrav, slik at arbeidet med jobbklassifisering ikke trenger å starte fra bunnen av.

Slik kommer dere i gang med jobb- og rolleklassifisering

Jobb- og rolleklassifisering kan virke som en omfattende oppgave, men prosessen blir mer oversiktlig når den deles inn i konkrete steg.

Det er spesielt fordelaktig å ha disse klassifiseringene på plass i god tid, slik at dere er forberedt når likelønnsdirektivet implementeres 1. mars 2027.

1. Få oversikt over ansatte og organisatoriske roller

Det første steget er å få oversikt over hvordan de ansatte er fordelt i virksomheten. Hvilke avdelinger jobber de i? Hvilke arbeidsfunksjoner er de tilknyttet? Og hvordan er de ansatte organisert på tvers av lokasjoner?

Med workforce-data får dere et bedre utgangspunkt for å identifisere eksisterende medarbeidergrupper og undersøke om det er forskjeller mellom den formelle organisasjonsstrukturen og arbeidsfunksjonene de ansatte faktisk utfører.

2. Dokumenter hva de ansattes arbeid innebærer

Når organisasjonsstrukturen er på plass, er neste steg å beskrive de enkelte arbeidsfunksjonene. En stillingstittel forteller nemlig ikke nødvendigvis hele historien.

Se for deg to ansatte som begge jobber som butikkmedarbeidere. Den ene jobber hovedsakelig med kundeservice, mens den andre også har ansvar for varebestilling, opplæring av nye kolleger og den daglige koordineringen.

Selv om de ansatte har samme stillingstittel, kan det være forskjeller i arbeidsoppgavene og ansvaret deres som dere må ta hensyn til. Her er det viktig å kombinere informasjon om de ansattes organisatoriske roller med en konkret beskrivelse av arbeidsoppgavene deres.

Det er derfor viktig å se på data som registrerte arbeidsfunksjoner, arbeidstid, organisatorisk plassering, kompetanse, ansvarsområder og arbeidsforhold.

3. Grupper ansatte etter objektive kriterier

Når arbeidsfunksjonene er beskrevet, kan dere begynne å definere medarbeidergruppene som skal danne grunnlaget for lønnssammenligninger.

Det er viktig at gruppene ikke utelukkende baseres på stillingstitler, avdelinger eller organisatorisk plassering.

Ifølge likelønnsdirektivet skal sammenligningen ta utgangspunkt i samme arbeid eller arbeid av lik verdi. Virksomheten må derfor bruke objektive og kjønnsnøytrale kriterier når dere vurderer hvilke arbeidsfunksjoner som er sammenlignbare.

Her kan workforce-dataene dere har tilgang til gjennom Timegrip, brukes som en del av grunnlaget for å identifisere og organisere relevante medarbeidergrupper.

Selve vurderingen av hvilke jobber som har lik verdi, må imidlertid gjennomføres på bakgrunn av virksomhetens metode for stillingsvurdering.

4. Skap sammenheng mellom workforce-data og lønnsdata

Når medarbeidergruppene er definert, er neste steg å koble dem til virksomhetens lønnsopplysninger.

Det er her jobb- og rolleklassifiseringen får betydning for arbeidet med lønnstransparens.

Hvis dere ikke vet hvilke ansatte som utfører sammenlignbart arbeid, blir det vanskelig å gjennomføre korrekte lønnsanalyser.

Timegrip kan bidra med workforce-data, inkludert relevant informasjon om ansatte og registrert arbeidstid, som kan inngå i virksomhetens samlede datagrunnlag.

Når denne informasjonen kombineres med lønnsdata fra de øvrige systemene deres, blir det mulig å arbeide videre med lønnssammenligninger innenfor de definerte medarbeidergruppene.

Timegrips rolle i arbeidet med lønnstransparens

Ved å arbeide systematisk med bemanningsplanlegging, timeregistrering og medarbeideropplysninger kan dere få bedre kontroll over deler av dataene som er relevante for den samlede dokumentasjonen knyttet til lønnstransparens.

Timegrip har også sterke integrasjoner med lønnssystemer, noe som gjør det enklere å skape sammenheng mellom workforce-data og lønnsopplysninger.

Dette gjør det mulig å overføre relevant informasjon mellom systemene, slik at dere reduserer behovet for omfattende datahåndtering og minimerer risikoen for feil. Det gir et mer helhetlig datagrunnlag når dere skal arbeide med lønnsanalyser og dokumentasjon.

Med Timegrip får dere blant annet:

• Bedre organisatorisk oversikt: Få oversikt over ansatte på tvers av avdelinger, lokasjoner og arbeidsfunksjoner.
• Mer enhetlige medarbeiderdata: Skap struktur i informasjon om arbeidstid og organisatorisk tilhørighet.
• Et sterkere grunnlag for medarbeidergrupper: Bruk workforce-data til å identifisere og vedlikeholde medarbeidergruppene som skal inngå i lønnssammenligninger.
• Sterke integrasjoner med lønnssystemer: Skap bedre sammenheng mellom workforce-data og lønnsdata, og reduser behovet for manuelle dataoverføringer mellom systemer.
• Et bedre grunnlag for lønnsanalyser: Gjør det enklere å kombinere relevante medarbeideropplysninger med lønnsdata, slik at virksomheten kan arbeide mer systematisk med å undersøke og dokumentere lønnsforskjeller.

Dette betyr ikke at workforce-data alene kan dokumentere om to jobber har lik verdi.

Men når medarbeiderdata er strukturerte og det er sammenheng mellom workforce management og lønnssystemer, får virksomheten et sterkere grunnlag for å gjennomføre og dokumentere de nødvendige vurderingene.

Med Timegrip handler det derfor ikke bare om å ha kontroll på bemanningsplanlegging og arbeidstid, men også om å skape et pålitelig datagrunnlag som kan brukes i arbeidet med lønnstransparens.

Jobbklassifisering er ikke en engangsoppgave

En virksomhets organisasjon står sjelden stille. Ansatte bytter roller, får nye ansvarsområder eller flytter mellom avdelinger. Nye stillinger oppstår, mens andre endrer karakter.

Derfor er det ikke tilstrekkelig å gjennomføre en jobb- og rolleklassifisering én gang og deretter anse arbeidet som avsluttet.

Dere bør ha en fast prosess for å oppdatere medarbeidergruppene og sikre at de fortsatt gjenspeiler arbeidet de ansatte faktisk utfører. Her blir kvaliteten på virksomhetens workforce-data viktig.

Med Timegrip kan dere arbeide kontinuerlig med registrering og vedlikehold av relevante medarbeideropplysninger. Dette kan bidra til at det organisatoriske datagrunnlaget forblir oppdatert når ansatte bytter avdeling eller deres registrerte arbeidsfunksjoner endres.

Samtidig bør dere fastsette hvem som har ansvaret for å gjennomgå stillingsbeskrivelser og oppdatere klassifiseringen av ansatte når arbeidsoppgavene eller ansvaret deres endres.

På denne måten blir jobb- og rolleklassifisering en løpende del av arbeidet med medarbeiderdata, fremfor en engangsoppgave i forbindelse med implementeringen av likelønnsdirektivet.

Begynn med dataene dere allerede har

Hos Timegrip hjelper vi virksomheter med å få bedre oversikt over sine ansatte gjennom workforce management, inkludert bemanningsplanlegging, timeregistrering og håndtering av relevante medarbeideropplysninger.

Disse workforce-dataene utgjør en viktig del av grunnlaget for arbeidet med likelønnsdirektivet.

Er dere usikre på hvilke medarbeiderdata dere har tilgjengelig, og hvordan de kan brukes i arbeidet med lønnstransparens?

Kontakt oss for en uforpliktende samtale om hvordan våre workforce management-løsninger kan bidra til et bedre datagrunnlag i deres virksomhet.