De vanligste spørsmålene om timeregistrering

Timeregistrering har vært en lovpålagt del av arbeidshverdagen vår i over to år. Det betyr at vi alle har blitt kjent med timeregistrering i en eller annen form. Loven har imidlertid ikke fastsatt en generell struktur for hvordan arbeidstiden skal registreres. Derfor gjennomføres timeregistreringen på svært forskjellige måter, avhengig av hvilken løsning arbeidsplassen din stiller til rådighet.

 

Når det ikke brukes én felles metode for timeregistrering på alle arbeidsplasser, er det naturlig at det fortsatt kan oppstå spørsmål. Det kan dreie seg om regler, beste praksis og ulike løsninger for timeregistrering. For å skape klarhet har vi samlet de vanligste spørsmålene om timeregistrering, slik at du får bedre oversikt over hva du skal gjøre.

 

Hva innebærer loven om timeregistrering?

I Danmark ble det 1. juli 2024 lovpålagt for alle virksomheter å dokumentere og registrere arbeidstiden til de ansatte. Det betyr at alle virksomheter med ansatte i Danmark må innføre et system eller en metode for registrering av den daglige arbeidstiden.

 

Formålet med loven er å beskytte deg som arbeidstaker mot overarbeid, sikre sunne arbeidsforhold og sørge for at arbeidstidsreglene overholdes. Dette gjelder for eksempel reglene om hviletid og 48-timersregelen om maksimal arbeidstid.

 

Overordnet stilles det krav om at virksomheten skal tilby et objektivt, pålitelig og tilgjengelig system for timeregistrering. Systemet må også overholde personvernreglene i GDPR.

 

Hva skal jeg registrere?

Ifølge loven skal du registrere den daglige arbeidstiden din, altså det totale antallet timer du arbeider i løpet av en dag. Korte telefonsamtaler og tid brukt på å besvare e-poster, eventuelt utenfor den vanlige arbeidstiden din, skal derfor inkluderes i den samlede daglige arbeidstiden.

 

Hvis du følger en fast arbeidsplan med de samme start- og sluttidene, kan det være tilstrekkelig å registrere eventuelle avvik fra de faste tidene.

 

Det er ikke nødvendig å registrere pauser, siden disse ikke regnes som en del av arbeidstiden. Det samme gjelder ferie, fravær, offentlige fridager og lignende, ettersom dette skal registreres på andre måter.

 

Hva regnes som arbeidstid?

Loven skiller i hovedsak mellom arbeidstid og fritid. Tiden du står til disposisjon for arbeidsgiveren og utfører arbeidsoppgaver, skal registreres og regnes som arbeidstid.

 

Hvis du for eksempel arbeider hjemmefra, bruker tid på reiser til kunder eller oppdrag, deltar på kurs eller har beredskapsvakt der du fysisk må være tilgjengelig på arbeidsplassen, skal dette også registreres som arbeidstid.

 

Du kan derfor stille deg selv følgende spørsmål: «Er jeg akkurat nå forpliktet til å stå til disposisjon for arbeidsgiveren og utføre oppgaver for virksomheten, i stedet for fritt å kunne disponere min egen tid?»

Hvis svaret er ja, skal tiden registreres som arbeidstid.

 

Finnes det unntak fra kravet om timeregistrering?

Som hovedregel gjelder kravet om timeregistrering for alle arbeidstakere. Du kan imidlertid være unntatt dersom du har en annen type ansettelsesforhold. Dette kan for eksempel gjelde selvtilretteleggende arbeidstakere, administrerende direktører og selvstendig næringsdrivende.

 

For selvtilretteleggende arbeidstakere er det et krav at dette fremgår av arbeidsavtalen. Disse gruppene kan være unntatt fra timeregistrering fordi de har stor frihet til å planlegge sin egen arbeidstid, og fordi arbeidstimene derfor kan være vanskelige å måle eller fastsette på forhånd.

 

Hvordan gjelder reglene om timeregistrering for selvtilretteleggende arbeidstakere?

De vanlige arbeidstidsreglene gjelder som regel ikke for selvtilretteleggende arbeidstakere. Dette gjelder for eksempel 11-timersregelen, pauseregler og den maksimale ukentlige arbeidstiden på 48 timer.

 

Som nevnt ovenfor må unntakene fra arbeidstidsreglene alltid fremgå av arbeidsavtalen før arbeidstakeren kan regnes som selvtilretteleggende.

 

Ifølge EU-lovgivningen må arbeidstidens totale lengde enten ikke kunne måles eller fastsettes på forhånd, eller arbeidstakeren må selv kunne fastsette arbeidstiden i sin helhet. Hvis du tilhører denne gruppen arbeidstakere, gjelder ikke reglene om timeregistrering for deg.

 

Hvor ofte skal jeg registrere arbeidstiden?

EU-lovgivningen om timeregistrering inneholder ingen bestemmelser om hvor ofte den enkelte arbeidstaker skal registrere arbeidstiden. Dette er derfor opp til den enkelte virksomheten.

 

Noen stempler inn og ut hver dag, mens andre etterregistrerer arbeidstiden ukentlig. Hvis du har varierende arbeidstider, kan det være enklest å registrere timene hver dag. For funksjonærer med faste arbeidstider kan det være mer praktisk å registrere den daglige arbeidstiden én gang i uken.

 

Snakk med arbeidsgiveren din om hvordan arbeidstiden forventes registrert. Det viktigste er at du kan dokumentere at arbeidstidsreglene er overholdt, og at du får riktig lønn.

 

Hvor lenge skal arbeidsgiveren oppbevare opplysninger om timeregistrering?

Som arbeidsgiver har du juridisk plikt til å oppbevare opplysninger om de ansattes timeregistrering i fem år, i tillegg til den relevante referanseperioden. Dette gjelder også dersom arbeidstakeren ikke lenger er ansatt i virksomheten.

 

Regelen skal gjøre det mulig for arbeidsgiveren å dokumentere overfor Arbeidstilsynet at virksomheten overholder arbeidstidsreglene. Samtidig sikrer den åpenhet og dokumentasjon, slik at det ikke oppstår uoverensstemmelser mellom arbeidstakerens faktiske og registrerte arbeidstid.

 

Arbeidstakeren skal dessuten ha tilgang til opplysninger om sin egen arbeidstid under hele ansettelsesperioden.

 

Hva skal jeg gjøre hvis jeg har delt arbeidstid?

Hvis du arbeider flere ganger i løpet av samme dag for den samme virksomheten, er det den samlede daglige arbeidstiden som skal registreres. Du trenger derfor ikke nødvendigvis å rapportere start- og sluttidspunktene, men bare den totale arbeidstiden for den aktuelle dagen.

 

Noen arbeidsgivere ønsker likevel at du timeregistrerer når arbeidet starter og slutter. I så fall stempler du inn og ut når du er tilgjengelig for arbeidsgiveren.

 

Det er viktig at du fortsatt overholder 11-timersregelen dersom du for eksempel arbeider videre om kvelden og skal møte på jobb igjen neste morgen.

 

Hva skjer hvis arbeidstiden ikke registreres?

Hvis arbeidsgiveren din ikke innfører et system som gir deg mulighet til å timeregistrere arbeidstiden, risikerer virksomheten å bli ilagt sanksjoner. Det finnes imidlertid ingen uttrykkelig lovbestemmelse som krever at virksomheten ilegges sanksjoner utelukkende fordi arbeidstiden ikke er registrert. Virksomheten kan likevel risikere sanksjoner dersom manglende registrering fører til at arbeidstidsreglene ikke overholdes.

 

Det kan virke paradoksalt å ha en lov uten en konkret bot ved overtredelse. Formålet er imidlertid å beskytte arbeidstakeren gjennom omvendt bevisbyrde dersom det oppstår en sak om arbeidstid. Det betyr at retten kan legge arbeidstakerens forklaring til grunn dersom virksomheten ikke kan fremlegge dokumentasjon på timeregistreringen.

 

Hvilke løsninger for timeregistrering finnes?

Det finnes mange norske og internasjonale softwareløsninger for timeregistrering. Det er også mulig å registrere arbeidstiden i et så enkelt verktøy som Excel. Derfor er det viktig å kartlegge hvilke behov virksomheten din har når det gjelder timeregistrering.

 

Timeregistrering kan brukes til langt mer enn bare å holde oversikt over de ansattes daglige arbeidstid. Det er en del av den samlede verktøykassen for workforce management og omfatter blant annet arbeidstimer, lønns- og fraværshåndtering samt bemanningsplanlegging. Med en skybasert løsning for timeregistrering kan du etablere et større økosystem av administrasjonssystemer som reduserer tiden som brukes på administrative oppgaver.

 

Systemet vårt, Timegrip, er et eksempel på dette. Med vårt åpne API kan vi opprette integrasjoner med lønnssystemet ditt, slik at lønnsbehandlingen foregår smidig. Samtidig sørger programvaren for bemanningsplanlegging for at de ansattes tariffavtaler og arbeidstidsregler overholdes, mens de enkelt kan registrere arbeidstiden via mobilappen vår.

 

Har du lyst til å høre mer? Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale.