Oberberg Clinics halverte tiden brukt på vaktplanlegging

Oberberg Clinics er det ledende nettverket av private spesialistklinikker for psykiatri, psykosomatikk og psykoterapi i det tyskspråklige Europa. Ved å implementere 4PLAN har organisasjonen modernisert sine prosesser for vaktplanlegging og samtidig forbedret datakvaliteten betydelig.

Om Oberberg Clinics

På tvers av flere lokasjoner i Tyskland tilbyr Oberberg Clinics åpne, individuelle og intensive behandlingsprogrammer for barn, unge og voksne. Med rundt 1 600 ansatte kombinerer nettverket moderne psykiatrisk og psykologisk behandling med evidensbaserte metoder – i et eksklusivt klinisk miljø.

“Med implementeringen av 4PLAN har vi kunnet gjøre prosessene våre mer effektive. Kvaliteten og tilgjengeligheten på personaldata har forbedret seg betydelig. Verktøyet er nå uunnværlig i vår daglige drift.”

– Jutta Heitchen-Pabst, HR-controller

Utfordringer i en voksende organisasjon

Etter hvert som Oberberg Clinics vokste raskt, nådde deres Excel-baserte planleggingsverktøy sine grenser. Resultatet var høy administrativ belastning, økt risiko for feil og økende frustrasjon i controlling-teamet.

Hovedutfordringer:

• Høyt kvalifiserte ansatte brukte for mye tid på manuelle oppgaver
• Upålitelig datakvalitet fordelt på mange Excel-ark
• Manglende transparens for presise beslutninger
• Behov for en skalerbar og databasebasert løsning

Implementering av en skalerbar løsning med 4PLAN

Etter en grundig behovsanalyse falt valget på 4PLAN – et system som oppfylte både tekniske og driftsmessige krav hos Oberberg Clinics.

Nøkkelfunksjoner:

• Import av faktiske data fra lønnssystemet (CSV / integrasjon)
• Støtte for spesifikke behov som kostnadsfordeling, bonusplanlegging og interne avregninger
• Tilpassbare dashboards
• Selvstendig systemadministrasjon for controlling-teamet
• Stillingsstyring, simuleringer og konsernovergripende analyser
• Håndtering av overenskomstlogikk og rapportering på tvers av utvalgte eller alle klinikker

Implementeringen ble gjennomført i tett samarbeid med S4U, med felles workshops for å definere kravene. I ettertid ble dashboards innført noe sent, men denne utfordringen er nå løst med standardiserte løsninger.

50 % mindre tidsbruk – bedre data og tydeligere prosesser

Med 4PLAN har Oberberg Clinics redusert tiden brukt på vaktplanlegging med 50 %, samtidig som datakvaliteten er forbedret betraktelig.

Forbedringer i korte trekk:

• 50 % tids- og kostnadsbesparelser i planleggingsprosessen
• Betydelig høyere datakvalitet og raskere analyser
• Hurtigere ad hoc-analyser og standardisert rapportering
• Klare ansvarsområder mellom HR-controlling og økonomicontrolling
• Økt medarbeidertilfredshet ved å fjerne repeterende manuelle oppgaver
• Optimaliserte prosesser, blant annet i godkjenningsflyten for lønn

Veien videre for Oberberg Clinics

Implementeringen av 4PLAN danner også grunnlaget for videre digitalisering av HR-prosessene. Planene fremover inkluderer:

• Integrasjon av stillingsplanlegging
• Utvidede godkjenningsprosesser (flertrinnsgodkjenninger)
• Historisk sporing av data for økt revisjonssikkerhet