Maxi Zoo sparer over 300 arbeidstimer i året med Timegrip og MinRefusion
“Innenfor én måned sparer jeg rundt 25 timer bare på refusjonssøknader. Timegrip har definitivt gjort hverdagen enklere. Det har frigjort tid til andre oppgaver.”
Slik beskriver Nanna Brink, Payroll Specialist hos Maxi Zoo, effekten av Timegrip. Med rundt 800 ansatte i Danmark – fra timelønte og funksjonærer til medarbeidere omfattet av overenskomster – har hun et stort ansvar for lønn og refusjonsprosesser.
Maxi Zoo, en detaljkjede som spesialiserer seg på fôr og utstyr til kjæledyr, har brukt Timegrip i over 11 år til å håndtere vaktplanlegging og timeregistrering. Plattformen brukes daglig av butikksjefer og ansatte til å planlegge vakter, registrere arbeidstid og søke om ferie eller fri.
Men for Nanna og HR-teamet er det ikke bare planlegging og nøyaktig timeregistrering som utgjør forskjellen. Det er integrasjonen mellom Timegrip og MinRefusion, som ble introdusert det siste året, som virkelig har endret måten de håndterer refusjonssøknader på.
En skreddersydd løsning for en kompleks hverdag
I mai 2024 gikk integrasjonen mellom Timegrip og MinRefusion live hos Maxi Zoo. Ifølge Nanna gikk implementeringen både raskt og smertefritt – og dekket behovene fullt ut:
“Vi lette etter en bedre løsning enn den vi hadde. MinRefusion ble nevnt på et brukermøte (ERFA), og derfra gikk det fort. Jeg tror vi var i gang innen 14 dager. Det var utrolig effektivt.”
I en bedrift på Maxi Zoos størrelse er fravær på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon en naturlig del av hverdagen. Tidligere ble refusjonssøknader registrert og behandlet manuelt – en oppgave som var både tidkrevende og utsatt for feil, særlig ved nyansettelser og voksenlærlinger.
Takket være integrasjonen hentes fraværsdata nå automatisk via API fra Timegrip. MinRefusion håndterer alt fra beregninger til søknader og dokumentasjon. Dette reduserer ikke bare manuelt arbeid, men sikrer også høyere presisjon og trygghet i refusjonsprosessen.
Fra nøyaktig timeregistrering til pålitelige refusjoner
Selv om mange prosesser nå er automatisert, opplever Maxi Zoo fortsatt et nært og tillitsfullt samarbeid:
“Det jeg virkelig setter pris på, er at MinRefusion spør når noe er uklart. Det gir trygghet. Og når vi har ønsket endringer – som å legge til avdelingsnumre og lønnskoder i rapportene – har det blitt gjort raskt. Det er en samarbeidsform som virkelig fungerer.”
Data flyter sømløst og sikkert fra Timegrip til MinRefusion, uten at lønnsavdelingen må gå gjennom hver enkelt sak. Så lenge fravær registreres korrekt i Timegrip, tar MinRefusion seg av resten. Med nøyaktige data som automatisk overføres fra Timegrip, slipper økonomiavdelingen unødvendig administrasjon, samtidig som de får all nødvendig dokumentasjon til regnskapet.
Målbare resultater – i tid og effektivitet
Resultatene av integrasjonen taler for seg selv. I løpet av det første året har MinRefusion håndtert 464 saker og sikret over 4,1 millioner kroner i refusjoner for Maxi Zoo-ansatte – hovedsakelig knyttet til sykdom og foreldrepermisjon.
“Innenfor én måned sparer jeg rundt 25 timer bare på refusjonssøknader. Det har uten tvil gjort hverdagen enklere og frigjort tid til andre oppgaver.”
Arbeidsbelastningen knyttet til refusjoner har ikke bare blitt redusert – i mange tilfeller er den helt eliminert. Oppgaver som tidligere lå tungt på lønnsspesialisten, er nå automatisert eller outsourcet. Det frigjør kapasitet til å ta på seg andre HR-relaterte oppgaver.
Utforsk våre tilgjengelige integrasjoner
Fra vaktplanlegging og timeregistrering til refusjon – en sømløs arbeidsflyt
Timegrip gjør det enkelt å ha full kontroll på alt fra vaktplanlegging til timeregistrering. Maxi Zoo-ansatte kan se vaktplaner og stemple inn og ut via appen, mens butikksjefer setter opp planer som følger arbeidstidsbestemmelser og overenskomster.
Når et fravær oppstår, registreres det direkte i Timegrip og flyter automatisk videre til MinRefusion. HR- og lønnsteamet kan følge prosessen i sanntid og generere presise rapporter, noe som gjør det mulig å fange opp fraværstrender og sikre rettidig refusjon.
Integrasjonen sørger for at fraværsdata automatisk hentes ut basert på registreringene i Timegrip. Når vilkårene for refusjon er oppfylt, sender MinRefusion søknaden til NemRefusion, og utbetalingen skjer automatisk.
Et fremtidsrettet partnerskap
Samarbeidet mellom Timegrip og MinRefusion har gitt Maxi Zoo et solid grunnlag for å møte både nåværende og fremtidige behov. Med brukervennlige systemer og en fleksibel tilnærming fra begge leverandører føler Nanna Brink seg godt ivaretatt:
“Alle har levert det de lovet. Forventningene var høye, men de er innfridd. Jeg har blitt positivt overrasket over hvor lite jeg faktisk har måttet involvere meg. Det bare fungerer.”
I en travel hverdag der tid er en knapp ressurs, har Timegrip og MinRefusion gjort det mulig for Maxi Zoo å jobbe smartere, raskere og med større trygghet – til fordel for både ansatte, butikksjefer og lønnsavdelingen.
Spar arbeidstid med Timegrip – og fokuser på det som virkelig betyr noe. Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale.
