Granngården bruker Timegrip som et ledelsesverktøy for tidsregistrering og vaktplanlegging
Butikksjefene i den svenske detaljhandelskjeden Granngården  skal nå ta i bruk Timegrip (tidligere TimePlan) på en mer effektiv måte. HR-sjef Maria Pressing og regionssjef Mona Jansén har nylig holdt de første workshopene om hvordan Timegrip kan gi bedre oversikt over vaktplaner og tidsregistrering – samtidig som butikksjefene får mer tid til å fokusere på medarbeidere og kunder.

Granngården har brukt Timegrip til vaktplanlegging og tidsregistrering i sine 111 butikker over hele Sverige siden 2012. Da Mona Jansén begynte som regionssjef i 2018, oppdaget hun imidlertid at ikke alle butikker brukte systemet optimalt.

Sammen med HR-sjef Maria Pressing tok hun derfor initiativ til en serie workshops for Granngårdens butikksjefer. Den første samlingen ble nylig holdt i Stockholm for samtlige butikksjefer.

"Mange av butikksjefene våre var ikke klar over hvor mye de faktisk kunne gjøre i Timegrip, eller hvordan de kunne bruke det mer effektivt," forteller Mona Jansén, som tidligere har jobbet med Timegrip og timeregistrering i en svensk elektronikkjede og hos JYSK.

"Butikkene har endret seg de siste sju årene – og det har medarbeiderne også. Derfor må vi oppdatere hvordan vi bruker Timegrip, slik at det gjenspeiler dagens drift."

Timegrip som ledelsesverktøy
For HR-sjef Maria Pressing var det avgjørende å forklare hvorfor Timegrip er viktig – og deretter lære butikksjefene hvordan de kan få mest mulig ut av løsningen.

"Under den første workshopen la vi vekt på hva som skjer dersom arbeidstimer og ansattdata ikke blir oppdatert i Timegrip. Det skaper ekstraarbeid i lønnsprosessen når systemet ikke brukes riktig," sier Maria Pressing.

Mona Jansén fokuserte også på kostnader, indeksmål og rettighetsprofiler:
"Vi viste hvordan butikksjefer kan bruke Timegrip som et styringsverktøy, fordi programmet gir innsikt i sykefravær, fravær, overtid og trender i butikken. En viktig erkjennelse var at når butikksjefene holder Timegrip oppdatert, håndterer systemet mye av det administrative arbeidet. Det frigjør tid til å fokusere på medarbeidere og kunder," forklarer Mona Jansén.

Se hvordan Aleris Hamlet sparer tid med Timegrip 

Mindre sjenanse og bedre støtte
Under workshopene ble butikksjefene også kjent med Timegrips seniorkonsulent Anna Friborg. Hun bistår Granngården noen dager i uken med å bemanne Timegrips telefonsupport og besvarer også e-posthenvendelser.

"Flere av butikksjefene reiste seg og ga Anna en klem da de skjønte at det var henne de hadde snakket med på telefon. Det betyr mye at hun er svensk og snakker språket. Etter workshopen er butikksjefene mye tryggere på å ta kontakt for hjelp. Vi setter stor pris på samarbeidet med Anna," sier Maria Pressing.

Et verktøy vi allerede hadde
Neste steg for Granngården er en oppfølgingsworkshop i desember, der Mona Jansén og Anna Friborg skal gå mer i dybden på hvordan butikksjefene kan bruke spesifikke funksjoner i Timegrip.

I dag har Granngården over 1 000 ansatte som bruker Timegrip til å registrere arbeidstid ved å logge seg inn og ut via Timegrip-terminaler. Ansatte kan også se vaktplaner, ferie og fleksitid i Timegrip Web App.

"Etter vår første workshop for butikksjefer har vi også trent opp våre sju regionsjefer og vår landssjef i Timegrip," forteller Mona Jansén og legger til:

"Timegrip er et verktøy vi allerede hadde – men som vi ikke utnyttet fullt ut. Det skal vi gjøre noe med nå."

Vil du også få mer ut av ditt Workforce Management-system  og et mer effektivt ledelsesverktøy? Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale.