Bemanningskostnader og mer effektive prosesser hos Westfalen Weser
Westfalen Weser Netz GmbH driver regionale distribusjonsnett for strøm, naturgass og vann på vegne av et kommunalt samarbeid. Med 4PLAN har selskapet oppnådd mer presis planlegging av personal- og lønnskostnader, samtidig som de bevarer fleksibiliteten som kreves av en regulert nettoperatør.

Om Westfalen Weser Netz
Westfalen Weser Netz GmbH er et datterselskap av det kommunalt eide Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG og har ansvaret for drift av regionale distribusjonsnett for elektrisitet, naturgass og vann. Med rundt 1 100 ansatte forsyner selskapet 57 eierkommuner og ytterligere 24 kommuner som konsesjonshavere.
Westfalen Weser er også en sentral partner for tilkobling til strømnettet og integrering av fornybar energi i forsyningssystemet.

“Med 4PLAN har avvik i personalbudsjettering i praksis blitt den minste utfordringen. En detaljert avviksanalyse er alltid mulig, slik at årsakene raskt kan forstås. I de fleste tilfeller skyldes avvikene ganske enkelt endrede volumkrav.”
– Thomas Gries, HR-controller

Kompleks bemanningsplanlegging under regulatorisk press

Som regulert nettoperatør står Westfalen Weser Netz GmbH overfor særskilte utfordringer: nettleiene er statlig regulerte og underlagt stadig strengere effektivitetskrav. Dette skaper et kontinuerlig press for å optimalisere arbeidsstyrken og planleggingsprosessene.

Identifiserte utfordringer:

• Ubalanse mellom kostnadsfordeling og organisasjonsstruktur
• Behov for å planlegge nedbemanning uten å vite hvilke stillinger som blir berørt
• Sterkt press for å redusere og effektivisere lønnskostnader
• Tidkrevende Excel-baserte beregninger med lav fleksibilitet og begrenset mulighet til å analysere avvik mellom planlagte og faktiske tall

Presis planlegging av bemanningskostnader med 4PLAN

Westfalen Weser Netz valgte 4PLAN for å håndtere de komplekse kravene til lønns- og personalplanlegging på en mer effektiv måte. En særlig verdifull funksjon er muligheten til å planlegge med “negative NNs” – altså stillinger som er planlagt fjernet, selv om det ennå ikke er bestemt hvilke ansatte det gjelder.

Nøkkelfunksjoner:

• Fleksibel planlegging med “negative NNs” for planlagte nedbemanninger
• Dobbelt tildelingsstruktur: kan gjenspeile både organisasjonsstruktur og kostnadsstruktur parallelt
• Rask oppdatering av data for effektiv utarbeidelse av nye planer
• Detaljerte rapporter på bemanning og nøkkeltall som kapasitet og FTE (heltidsstillinger)
• Transparent planlegging ned på medarbeidernivå

Pålitelige resultater og betydelig tidsbesparelse

Ved å implementere 4PLAN har Westfalen Weser Netz GmbH forbedret og effektivisert sin planlegging av bemanningskostnader betraktelig.

Viktigste forbedringer:

• Betydelig reduksjon i avvik mellom planlagte og faktiske lønnskostnader
• Klare tids- og ressursbesparelser ved utarbeidelse av prognoser og mellomlangsiktige planer
• Økt planleggingsnøyaktighet og styringspresisjon gjennom mer detaljert prosesskartlegging
• Raskere og mer fleksibel tilpasning til endrede krav
• Økt transparens ved at planleggingsdata lagres på medarbeidernivå – som grunnlag for presise avviksanalyser

Veien videre for Westfalen Weser Netz GmbH

Fremover planlegger selskapet å innføre flere HR-nøkkeltall og ta i bruk 4PLANs dashboard-teknologi. På lengre sikt ønsker de også å implementere automatiserte arbeidsflyter – for eksempel for tilbakevendende opplæringsprogrammer og påminnelser.