Trender innen Workforce Management 2026

Alt i alt er medarbeiderorientert Workforce Management i ferd med å bli en viktig konkurransefaktor i arbeidsmarkedet. Virksomheter som tar denne trenden på alvor, står sterkere når det gjelder å tiltrekke og beholde talenter – og å holde teamene motiverte. De som derimot holder fast ved rigide, toppstyrte vaktplaner, risikerer å falle bakpå. Trenden er tydelig: vaktplanlegging er ikke lenger bare en operativ oppgave – det er en integrert del av medarbeideropplevelsen og bedriftskulturen.

Trend 3: Hybridarbeid og geografisk distribuert planlegging

Fremveksten av hybrid- og fjernarbeid de siste årene endrer også måten Workforce Management fungerer på. Mange virksomheter opererer nå med en kombinasjon av ansatte som jobber på kontoret, ute i felt og hjemmefra – noe som stiller nye krav til både vaktplanlegging og timeregistrering. Det handler ikke lenger bare om når folk jobber, men også hvor de jobber. Innen 2026 forventes hybridarbeid å være så utbredt at WFM-systemer må håndtere stedsuavhengige arbeidsplaner like effektivt som tradisjonell vaktplanlegging.

I praksis ser vi at WFM-løsninger introduserer funksjoner som stedstagger eller etiketter på vakter (for eksempel “Kontor”, “Hjemmekontor” eller “Kunde X – lokasjon”). Dette gir en tydelig oversikt over hvem som jobber hvor og når, og gjør det enklere å koordinere bruk av kontorplass eller sikre ledertilstedeværelse på riktig sted. Samtidig blir vaktplanlegging stadig tettere integrert med digitale samhandlingsverktøy. Integrasjon med kalendere på tvers av systemer, samlet oversikt over timeregistrering – uavhengig av arbeidssted – og koblinger til kommunikasjonsplattformer er eksempler på elementer som nå smelter sammen med WFM.

Skyløsninger spiller en avgjørende rolle i denne utviklingen. Fordi planleggingssystemene er skybaserte, kan både ledere og ansatte få tilgang til data når som helst og fra hvor som helst. Ansatte kan registrere arbeidstid hjemme om morgenen, mens ledere kan følge aktivitet i sanntid fra et helt annet sted. Studier viser en tydelig vekst i bruken av skybaserte WFM-løsninger, drevet av behovet for å støtte distribuerte og hybride team med skalerbare og alltid tilgjengelige verktøy. Dette gjør det mulig å planlegge og følge opp effektivt på tvers av regioner – noe som tidligere krevde flere lokale planleggere eller tunge Excel-prosesser.

Hybridtrenden visker også ut grensene mellom tradisjonell vaktplanlegging og bredere HR-planlegging. WFM-systemer utvikles nå til å bli sentrale plattformer for helhetlig ressursstyring, der prosjektarbeid, møtekalender og oppgavehåndtering kan integreres med vaktplanlegging. Et moderne WFM-system kan for eksempel håndtere prosjektbasert timeregistrering for kunnskapsarbeidere, samtidig som det tilbyr digital stempling for ansatte i butikk eller lager – alt samlet i én løsning. Denne fleksibiliteten blir avgjørende fremover, ettersom mange virksomheter må håndtere en blanding av timelønnede og fastlønnede ansatte, både på kontor og eksternt, innenfor ett samlet rammeverk.

Til slutt krever hybridarbeid et sterkt fokus på kommunikasjon og kultur. Når ikke alle er fysisk til stede, blir WFM-systemet den sentrale koblingen som skaper struktur og forutsigbarhet. Med sanntidsoppdateringer og varsler kan ansatte umiddelbart få beskjed om endringer i vaktplanen – uansett hvor de befinner seg. Ledere kan på sin side sikre at ingen faller mellom stolene, selv når teamene er spredt – for eksempel ved å overvåke arbeidsbelastning og arbeidstid for fjernansatte, for å forebygge overarbeid eller isolasjon. Trivsel i hybridarbeid er tett knyttet til god planlegging.

Alt i alt betyr denne trenden at fleksibilitet i både tid og sted blir den nye standarden. WFM-programvare må kunne følge medarbeideren – uansett hvor vedkommende logger inn fra. Virksomheter som lykkes med å integrere hybridarbeid i sine Workforce Management-praksiser, vil få et betydelig konkurransefortrinn i tilpasningen til fremtidens arbeidsmønstre.

Trend 4: Etterlevelse, arbeidsmiljø og presis timeregistrering

Som nevnt tidligere har etterlevelse – det å sikre at virksomheten følger lover og regler – blitt en sentral del av Workforce Management, og betydningen vil bare fortsette å øke frem mot 2026. Myndigheter på både EU- og nasjonalt nivå legger større vekt på å overvåke arbeidstid, hvileperioder, ferie og pauser, mens arbeidsgivere forventes å kunne dokumentere alt ned til minste detalj. Her spiller digitale systemer for timeregistrering en helt avgjørende rolle.

Med de nye reglene fra 2024 er timeregistrering ikke lenger bare en fordel, men en nødvendighet for danske virksomheter. Systemene må registrere hver ansatts daglige arbeidstid objektivt og pålitelig, og data må oppbevares i opptil fem år. I praksis betyr dette at et solid WFM-system som Timegrip må fungere som den “eneste sannhetskilden” for all arbeidstidsregistrering – inkludert ordinære timer, overtid, ferie, sykefravær og pauser. Nøyaktighet og åpenhet er avgjørende: ansatte skal kunne se egne registreringer og stole på at de er korrekte, mens ledelsen raskt må kunne generere rapporter, for eksempel ved tilsyn fra Arbeidstilsynet.

En positiv bieffekt av dette fokuset på etterlevelse er at virksomheter får bedre innsikt i trivsel og arbeidsforhold. Når arbeidstiden dokumenteres presist, blir det lettere å oppdage ansatte som jobber for mye. For eksempel kan ledere identifisere om noen jevnlig overskrider den ukentlige timetidsgrensen eller ikke får den påkrevde 11-timers hvileperioden mellom vakter. Slik innsikt gjør det mulig å gripe inn tidlig og forebygge stress og utbrenthet. Timeregistrering blir dermed et strategisk verktøy for å styrke arbeidsmiljøet, ved å avdekke mønstre som ellers kunne gått under radaren. I stedet for å se timeregistrering som et kontrolltiltak, bør det i økende grad ses som et middel for å sikre rettferdig lønn, en sunn balanse mellom jobb og fritid, og et bærekraftig arbeidstempo.

Presis timeregistrering gir også store økonomiske fordeler ved å sikre korrekt lønn og fakturering. Når alle timer – inkludert overtid, natt- og helgetillegg – registreres automatisk, reduseres risikoen for lønnsfeil dramatisk. Forskning viser at integrering av timeregistrering med lønnssystemer kan halvere antallet feilutbetalinger. Dette sparer både tid og penger, samtidig som medarbeidertilfredsheten øker – for lite skader tilliten mer enn gjentatte feil på lønnen. I tillegg kan virksomheten fakturere kunder mer presist for timer brukt på prosjekter, ettersom hvert minutt er dokumentert korrekt.

Fremover vil vi se enda større grad av automatisering innen timeregistrering. Det pågår allerede forsøk med biometrisk registrering (fingeravtrykk eller ansiktsgjenkjenning) for å gjøre prosessen helt sømløs. AI spiller også en rolle ved å validere registreringer opp mot atferdsmønstre – for eksempel varsle hvis noen glemmer å stemple ut, eller automatisk foreslå korrigeringer. Like viktig er det å ivareta personvernet. Tidsdata må håndteres ansvarlig og bare brukes til legitime formål. De mest vellykkede virksomhetene vil være de som bygger en kultur der timeregistrering ses som et verktøy for beskyttelse – som sikrer korrekt lønn og forebygger overarbeid – snarere enn et uttrykk for mistillit.

Kort sagt er budskapet klart: etterlevelse og nøyaktighet er ikke til forhandling. Innen 2026 må alle virksomheter være rustet med et system som kan håndtere komplekse regelverk og dokumentasjonskrav – helst et som også kan trekke ut verdifulle innsikter fra dataene for å styrke både virksomheten og de ansatte. WFM-programvare er uunnværlig i denne prosessen. Og for de som allerede har et system på plass, er det avgjørende å sikre at det til enhver tid oppfyller gjeldende lovkrav og forventninger. Som man ofte sier: "Timeregistrering er ikke bare et krav – det kan bli en av virksomhetens største konkurransefordeler", fordi dataene du samler inn i dag gir innsikten og handlekraften du trenger i morgen.

Trend 5: Datadrevne beslutninger og strategisk bemanningsplanlegging

Den siste trenden som er verdt å fremheve, er at Workforce Management i økende grad blir datadrevet og tett knyttet til virksomhetens overordnede strategi. De beste WFM-systemene er ikke lenger bare verktøy for registrering og lagring – de fungerer nå som analytiske plattformer som hjelper ledelsen med å ta informerte beslutninger om bemanning, rekruttering og ressursutvikling basert på fakta.

Mange systemer tilbyr allerede dashbord og analyser i sanntid, slik at virksomheter kan følge nøkkeltall som lønnskostnader versus budsjett, overtidsbruk, fravær og produktivitet per time – alt oppdatert fortløpende. Frem mot 2026 vil disse analyseverktøyene bli enda mer avanserte. Ved hjelp av Big Data og prediktiv analyse vil WFM-programvare kunne svare på spørsmål som: “Når på året trenger vi vanligvis ekstra bemanning?”, “Hvilke avdelinger står i fare for å mangle folk om tre måneder på grunn av sykefravær eller oppsigelser?”, eller “Hvor kan vi optimalisere bemanningen for å redusere kostnader uten å gå på bekostning av servicekvaliteten?”. Ifølge markedsrapporter er nettopp prediktiv analyse, budsjettstyring og bemanningsprognoser blant de raskest voksende satsingsområdene innen WFM-løsninger.

I praksis betyr dette at historiske data – som salgsresultater, kundestrøm eller produksjonsvolum – kan kombineres med bemanningsdata i WFM-systemet. AI-modeller kan deretter identifisere mønstre og bidra til å planlegge ressursene proaktivt i stedet for reaktivt. En detaljhandelskjede kan for eksempel bruke data til å planlegge bemanning nøyaktig etter forventet kundetrafikk time for time, og dermed redusere både overbemanning (som gir unødvendige lønnskostnader) og underbemanning (som gir tapt salg og dårlig kundeservice). En klinikk kan bruke data til å forutse økt pasientpågang – for eksempel i influensasesongen – og sikre tilstrekkelig bemanning. Kort sagt: datadrevne beslutninger er bedre beslutninger, og virksomheter som aktivt bruker sine WFM-data, vil prestere bedre enn dem som fortsatt planlegger i blinde.

Et annet viktig aspekt er den økende integrasjonen mellom WFM og andre systemer som HR-, ERP- og økonomiplattformer for å skape en helhetlig oversikt. Over 70 prosent av store virksomheter oppgir at sømløs integrasjon er en avgjørende faktor når de velger WFM-programvare. Grunnen er enkel: når lønn, HR og operasjonelle data henger sammen, blir tverrfaglige analyser mulig. Virksomheter kan for eksempel måle effekten av opplæring på produktivitet (HR + tidsdata), sammenligne kundetilfredshet med bemanningsnivå (CRM + WFM-data), eller forbedre rekrutteringsstrategier ved å identifisere hvor kompetansemangler oftest oppstår. Gartner peker også på at HR-ledere i økende grad vil bruke AI i strategisk bemanningsplanlegging for å forutsi fremtidige kompetansebehov og talentgap i organisasjonen.

Alt dette peker mot at Workforce Management er i ferd med å bevege seg fra å være et bakgrunnssystem for drift til å bli et strategisk styringsverktøy på linje med Business Intelligence. Ved å samle pålitelige data om arbeidstid, bemanning og ytelse bygger virksomheter et solid grunnlag for innsikt som muliggjør smartere beslutninger og langsiktig planlegging.